Bạn vừa gửi lô hàng đầu tiên đi Mỹ, nhưng sau 2 tuần tracking vẫn hiện “Held by Customs”? Hoặc đơn vị vận chuyển yêu cầu bổ sung “customs clearance documents” mà bạn không biết đó là gì? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ mọi khía cạnh của quy trình thông quan hải quan.
Customs Clearance (thông quan hải quan) là quy trình kiểm tra, phê duyệt và cho phép hàng hóa qua biên giới quốc tế. Đây là bước bắt buộc với mọi lô hàng xuất nhập khẩu, bao gồm cả quà tặng cá nhân. Nếu thiếu giấy tờ hoặc làm sai thủ tục, hàng của bạn có thể bị giữ lại, trả về hoặc thậm chí bị tịch thu.
Quy trình này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng từ 5-15 ngày và có thể phát sinh nhiều chi phí nếu không chuẩn bị kỹ càng. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết để hàng của bạn thông quan nhanh chóng và an toàn.
Customs Clearance Là Gì?
Định Nghĩa Chi Tiết
Customs clearance là toàn bộ quy trình hành chính và pháp lý mà hàng hóa phải trải qua khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu qua biên giới quốc tế. Quy trình này được thực hiện bởi các cơ quan hải quan của mỗi quốc gia như CBP (U.S. Customs and Border Protection) tại Mỹ, CBSA (Canada Border Services Agency) tại Canada, hay ABF (Australian Border Force) tại Úc.
Mục đích chính của customs clearance bao gồm:
- Kiểm soát hàng hóa cấm và hạn chế nhập khẩu
- Thu thuế nhập khẩu và các loại phí liên quan
- Bảo vệ an ninh quốc gia và sức khỏe cộng đồng
- Đảm bảo tuân thủ các quy định thương mại quốc tế
Phân Biệt Các Khái Niệm Liên Quan
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa các thuật ngữ trong customs clearance. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng:
| Thuật ngữ | Định nghĩa | Ai thực hiện |
|---|---|---|
| Customs Clearance | Toàn bộ quy trình thông quan | Customs Broker hoặc Freight Forwarder |
| Customs Declaration | Khai báo thông tin hàng hóa | Người gửi hoặc Broker |
| Customs Duty | Thuế nhập khẩu phải nộp | Người nhận hoặc người gửi (tùy Incoterms) |
| Customs Inspection | Kiểm tra vật lý hàng hóa | Hải quan nước nhận |
Khi Nào Cần Customs Clearance?
Bạn cần thực hiện customs clearance cho tất cả các lô hàng quốc tế, kể cả quà tặng cá nhân. Một số ngoại lệ hiếm gặp bao gồm hàng hóa lưu thông nội bộ khu vực EU hoặc các khu vực thương mại tự do (FTA) có thỏa thuận đặc biệt.
Tại Lê Gia Express, chúng tôi nhận thấy nhiều khách hàng chưa nắm rõ hàng của mình có cần giấy phép đặc biệt như FDA hay USDA hay không. Do đó, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí để đảm bảo bạn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ ngay từ đầu, tránh tình trạng hàng bị giữ lại.
Quy Trình Customs Clearance Chi Tiết
Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Trước Khi Gửi Hàng
Đây là bước quan trọng nhất quyết định hàng của bạn có thông quan suôn sẻ hay không. Dưới đây là danh sách giấy tờ bắt buộc:
1. Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Mô tả chi tiết hàng hóa bằng tiếng Anh
- Giá trị FOB hoặc CIF chính xác
- Mã HS Code đúng cho từng sản phẩm
2. Packing List (Danh sách đóng gói)
- Số lượng kiện hàng cụ thể
- Trọng lượng gross và net
- Kích thước từng thùng hàng
3. Bill of Lading (B/L) hoặc Air Waybill (AWB)
- Bằng chứng vận chuyển hàng hóa
- Thông tin người gửi và người nhận đầy đủ
4. Certificate of Origin (C/O)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
- Giúp giảm thuế theo các hiệp định FTA
- Đặc biệt quan trọng với hàng may mặc, nông sản
5. Giấy phép đặc biệt (tùy loại hàng hóa)
- FDA Registration: Thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc tây
- USDA Permit: Động vật, thực vật, sản phẩm từ động vật
- DEA License: Thuốc kiểm soát đặc biệt
Kinh nghiệm từ Lê Gia Express: Trong hơn 10 năm hỗ trợ khách hàng gửi hàng đi Mỹ, Úc và Canada, chúng tôi nhận thấy 70% trường hợp hàng bị delay đều do thiếu FDA registration hoặc Certificate of Origin không hợp lệ. Đặc biệt với các mặt hàng như mắm, nước mắm, thuốc đông y, yến sào – chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ làm FDA miễn phí khi quý khách sử dụng dịch vụ vận chuyển của Lê Gia Express.
Bước 2: Khai Báo Hải Quan
Sau khi có đầy đủ hồ sơ, customs broker sẽ tiến hành khai báo hải quan thông qua các hệ thống điện tử:
- Điền form tờ khai Entry Summary (form CF 7501 tại Mỹ)
- Nộp hồ sơ qua hệ thống ABI, ACP hoặc EDI
- Cung cấp mã số EIN và giấy ủy quyền POA
Lưu ý: Đối với lô hàng có giá trị trên 2,500 USD tại Mỹ, bạn bắt buộc phải có customs broker được cấp phép. Không thể tự khai báo được.
Bước 3: Thanh Toán Thuế Và Phí
Các khoản phí bạn cần thanh toán trong quá trình customs clearance bao gồm:
- Customs Duty: Thuế nhập khẩu = Giá trị hàng x Thuế suất (tùy mã HS Code)
- Merchandise Processing Fee (MPF): 0.3464% giá trị hàng (tối thiểu 27.75 USD, tối đa 538.40 USD)
- Harbor Maintenance Fee (HMF): 0.125% giá trị hàng (chỉ áp dụng với đường biển)
Công thức tính tổng chi phí cơ bản:
Tổng chi phí = (Giá trị FOB + Phí vận chuyển + Bảo hiểm) x Thuế suất + MPF + HMF
Ví dụ: Lô hàng trị giá 1,000 USD, vận chuyển 200 USD, bảo hiểm 50 USD, thuế suất 5%:
Tổng = (1,000 + 200 + 50) x 5% + 27.75 = 62.50 + 27.75 = 90.25 USD
Bước 4: Kiểm Tra Và Phê Duyệt
Hải quan sẽ phân loại lô hàng của bạn vào một trong ba kênh:
- Green Channel (Kênh xanh): Hàng được thông quan ngay lập tức – chiếm khoảng 80% trường hợp
- Yellow Channel (Kênh vàng): Kiểm tra lại giấy tờ và tính toán thuế
- Red Channel (Kênh đỏ): Kiểm tra vật lý hàng hóa – chỉ khoảng 2-5% lô hàng
Thời gian xử lý customs clearance trung bình:
- Đường hàng không (Express/Air): 1-3 ngày làm việc
- Đường biển: 3-7 ngày làm việc
- Nếu có inspection (kiểm tra vật lý): thêm 5-10 ngày
Bước 5: Nhận Hàng Và Lưu Trữ Chứng Từ
Sau khi customs clearance hoàn tất:
- Entry Summary được đóng dấu phê duyệt
- Hàng được chuyển đến địa chỉ người nhận
- Lưu giữ toàn bộ chứng từ tối thiểu 5 năm theo quy định của CBP
Các Vấn Đề Thường Gặp Và Cách Xử Lý
Hàng Bị Giữ Tại Hải Quan – “Held by Customs”
Đây là tình huống phổ biến nhất khiến khách hàng lo lắng khi theo dõi tracking. Nguyên nhân chính bao gồm:
- Thiếu hoặc sai sót giấy tờ (chiếm 60% trường hợp)
- Hàng hóa nhạy cảm cần thêm thời gian kiểm tra
- Giá trị khai báo bất thường (quá thấp hoặc quá cao so với thị trường)
- Random inspection (kiểm tra ngẫu nhiên)
Cách xử lý từng bước:
Bước 1: Liên hệ với đơn vị vận chuyển (carrier) để lấy thông tin chi tiết về mã tracking và lý do giữ hàng
Bước 2: Gọi trực tiếp đến CBP port (cảng hải quan đích) theo số hotline của từng cảng
Bước 3: Bổ sung giấy tờ thiếu qua email hoặc fax theo yêu cầu
Bước 4: Chờ 3-5 ngày làm việc để hải quan xử lý
Bước 5: Nếu vẫn không được giải quyết, thuê customs broker chuyên nghiệp can thiệp
Case study thực tế: Chị Minh ở quận Bình Thạnh, TPHCM gửi 5kg mắm ruốc đi Mỹ cho con du học. Sau 2 tuần hàng bị hold vì thiếu FDA Prior Notice. Lê Gia Express đã hỗ trợ làm FDA registration và liên hệ trực tiếp với CBP, giải thích tính chất của mắm ruốc theo quy định. Kết quả, hàng được thông quan sau 4 ngày. Chúng tôi còn hướng dẫn chị cách đóng gói chuẩn cho các lần gửi tiếp theo.
Mã HS Code Sai Dẫn Đến Tính Thuế Nhầm
Mã HS Code (Harmonized System Code) quyết định mức thuế suất áp dụng cho hàng hóa. Khai sai mã này có thể khiến bạn:
- Phải nộp thuế cao hơn cần thiết
- Bị phạt và yêu cầu bổ sung thuế sau này
- Hàng bị delay thêm 5-10 ngày để làm rõ
Cách tra cứu mã HS Code chính xác:
- Truy cập website chính thức của HTS (Harmonized Tariff Schedule)
- Mô tả chi tiết sản phẩm bằng tiếng Anh
- Tham khảo ý kiến customs broker nếu không chắc chắn
Hàng Bị Hủy Hoặc Trả Về
Trong một số trường hợp nghiêm trọng, hải quan có quyền từ chối nhập khẩu:
- Hàng cấm tuyệt đối (ma túy, vũ khí, hàng giả…)
- Hàng không đáp ứng tiêu chuẩn FDA, USDA
- Giấy tờ giả mạo hoặc gian lận giá trị
Quyền lợi của bạn khi gặp tình huống này:
- Abandoned: Chọn hủy hàng tại hải quan (không mất phí trả về)
- Return: Trả hàng về Việt Nam (phải chịu toàn bộ phí vận chuyển chiều về)
Tự Làm Hay Thuê Dịch Vụ Customs Clearance?
So Sánh 3 Phương Án
| Tiêu chí | Tự làm | Thuê Customs Broker | Dùng Freight Forwarder |
|---|---|---|---|
| Chi phí | 0 USD phí broker, tự nộp thuế | 50-200 USD mỗi lô | Trọn gói trong phí vận chuyển |
| Thời gian | 5-10 giờ nghiên cứu | 1-2 giờ chuẩn bị giấy tờ | 15 phút cung cấp thông tin |
| Rủi ro sai sót | Cao (70% sai lần đầu) | Thấp | Rất thấp |
| Phù hợp | Doanh nghiệp xuất khẩu thường xuyên | Lô hàng lớn, phức tạp | Cá nhân, SME, hàng đặc thù |
Khi Nào Nên Thuê Dịch Vụ?
Bạn nên cân nhắc sử dụng dịch vụ customs clearance chuyên nghiệp khi:
- Lần đầu tiên gửi hàng quốc tế
- Hàng hóa thuộc danh mục nhạy cảm cần FDA, USDA
- Giá trị lô hàng trên 2,500 USD (bắt buộc formal entry tại Mỹ)
- Không có đủ thời gian hoặc kiến thức về quy định hải quan
- Muốn tối ưu thuế thông qua FTA và C/O
- Cần Nhanh gọn lẹ tránh tốn thời gian tìm hiểu
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Lê Gia Express:
- Hỗ trợ làm FDA registration miễn phí cho khách hàng
- Tư vấn mã HS Code và Certificate of Origin chính xác
- Liên hệ trực tiếp với CBP, CBSA, ABF khi có vấn đề phát sinh
- Cam kết bảo hiểm 100% giá trị hàng nếu bị tịch thu do lỗi khai báo của chúng tôi
- Hơn 10 năm kinh nghiệm với 50,000+ lô hàng thành công đi Mỹ, Úc, Canada
- Chuyên sâu các mặt hàng đặc thù từ Việt Nam: mắm, nước mắm, thuốc đông y, yến sào, thực phẩm khô
Đặc biệt, với các mặt hàng “khó” như mắm, thuốc đông y hay yến sào, Lê Gia Express có đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu về quy định FDA, USDA và kinh nghiệm thuyết phục hải quan về tính hợp pháp của sản phẩm. Tỷ lệ thành công của chúng tôi với những mặt hàng này là 99.8%.
Mẹo Thông Quan Nhanh Và Tiết Kiệm
Sau hơn 10 năm hỗ trợ hàng nghìn khách hàng, đội ngũ Lê Gia Express xin chia sẻ những kinh nghiệm thực tế giúp bạn tối ưu quá trình customs clearance:
1. Khai giá hợp lý và trung thực
Không nên khai giá quá thấp để trốn thuế vì hải quan có hệ thống so sánh giá tự động. Khai quá cao cũng khiến bạn tốn thuế không cần thiết. Khai đúng giá mua thực tế là an toàn nhất.
2. Mô tả hàng hóa rõ ràng và cụ thể
Thay vì ghi “food” (thực phẩm), hãy ghi “traditional Vietnamese fermented fish sauce” (nước mắm truyền thống Việt Nam). Mô tả càng chi tiết, hải quan càng dễ phân loại và xử lý nhanh.
3. Đóng gói chuẩn chỉnh
Sử dụng thùng carton chắc chắn, dán nhãn cảnh báo “FRAGILE” (dễ vỡ), “THIS SIDE UP” (hướng lên trên) nếu cần. Hàng đóng gói tốt giảm khả năng bị kiểm tra vật lý.
4. Gửi giấy tờ trước 24 giờ
Email Commercial Invoice và Packing List cho đơn vị vận chuyển trước khi hàng đến cảng. Điều này giúp họ chuẩn bị sẵn hồ sơ, rút ngắn thời gian customs clearance.
5. Tránh gửi vào cao điểm
Thời gian Black Friday, Giáng sinh, Tết Âm lịch thường có lượng hàng khổng lồ, khiến hải quan xử lý chậm hơn 2-3 lần bình thường. Nếu có thể, gửi trước hoặc sau các đợt cao điểm này.
6. Tận dụng hiệp định FTA
Việt Nam có hiệp định thương mại tự do với nhiều nước. Nếu hàng của bạn đủ điều kiện, việc có Certificate of Origin (C/O) có thể giúp tiết kiệm 5-30% thuế nhập khẩu. Lê Gia Express hỗ trợ tư vấn và làm C/O cho khách hàng.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Customs Clearance
1. Customs clearance mất bao lâu?
Với hàng gửi đường hàng không (Express/Air), thời gian customs clearance trung bình là 1-3 ngày làm việc. Đường biển thường mất 3-7 ngày. Nếu hàng bị chọn kiểm tra vật lý ngẫu nhiên, có thể kéo dài thêm 5-10 ngày.
2. Chi phí customs clearance là bao nhiêu?
Chi phí gồm nhiều khoản: Phí broker 50-200 USD, thuế nhập khẩu tùy mã HS Code (từ 0-35%), MPF từ 2 đến 27.75 USD, và HMF bằng 0.125% giá trị hàng nếu gửi đường biển. Tổng chi phí phụ thuộc vào giá trị và loại hàng hóa.
3. Ai là người chịu phí customs clearance?
Điều này phụ thuộc vào điều khoản Incoterms được thỏa thuận. Với DDP (Delivered Duty Paid), người gửi trả toàn bộ. Với DDU/DAP, người nhận trả. Với FOB/CIF, hai bên thỏa thuận riêng. Khi gửi hàng cá nhân, thường người nhận tại nước ngoài sẽ chịu các khoản phí này.
4. Hàng cá nhân có cần customs clearance không?
Có, tất cả hàng quốc tế đều phải qua customs clearance. Tuy nhiên, nếu giá trị dưới ngưỡng miễn thuế (800 USD tại Mỹ, 20 CAD tại Canada, 1,000 AUD tại Úc) và thuộc mục đích sử dụng cá nhân, bạn có thể được miễn thuế nhưng vẫn phải khai báo.
5. Customs broker có bắt buộc không?
Tại Mỹ, với lô hàng có giá trị trên 2,500 USD (formal entry), bạn bắt buộc phải thuê customs broker được cấp phép. Với informal entry (dưới 2,500 USD), về lý thuyết bạn có thể tự làm nhưng rất phức tạp và dễ sai sót.
6. Gửi mắm, thuốc, yến sào đi Mỹ cần giấy tờ gì đặc biệt?
Đây là câu hỏi chúng tôi nhận được rất nhiều. Cụ thể:
- Mắm, nước mắm, thực phẩm: Cần FDA Prior Notice (thông báo trước cho FDA) trước khi hàng đến cảng
- Thuốc tây: Cần FDA Drug Establishment Registration và có thể cần prescription (đơn thuốc) nếu là thuốc kê đơn
- Yến sào: Cần USDA Permit vì thuộc sản phẩm từ động vật
Lê Gia Express hỗ trợ miễn phí làm FDA registration cho tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển. Chúng tôi cũng có kinh nghiệm xử lý hàng nghìn lô hàng đặc thù này, đảm bảo thông quan an toàn.
Kết Luận
Customs clearance tuy là một quy trình phức tạp với nhiều bước và giấy tờ, nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát được nếu bạn hiểu rõ và chuẩn bị kỹ càng. Việc nắm vững kiến thức về quy trình thông quan không chỉ giúp hàng của bạn đến tay người nhận nhanh chóng mà còn tiết kiệm được chi phí đáng kể.
Tuy nhiên, với những ai lần đầu gửi hàng quốc tế hoặc gửi các mặt hàng đặc thù cần giấy phép FDA, USDA, việc tìm đến một đơn vị uy tín sẽ giúp bạn yên tâm hơn rất nhiều. Thay vì phải mất hàng chục giờ nghiên cứu và lo lắng về việc hàng bị giữ, bạn chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản và để các chuyên gia lo phần còn lại.
Lê Gia Express tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực vận chuyển và customs clearance cho các mặt hàng đặc thù từ Việt Nam đi Mỹ, Úc và Canada. Với tỷ lệ thành công 99.8% và cam kết bồi thường 100% nếu hàng bị tịch thu do lỗi khai báo của chúng tôi, hơn 50,000 khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của chúng tôi trong suốt 10 năm qua.
Chúng tôi không chỉ vận chuyển hàng, mà còn là cầu nối giúp bạn gửi gắm tình cảm đến người thân ở xa thông qua những món quà đặc biệt từ quê nhà. Dù là hũ mắm ruốc, gói thuốc đông y hay tổ yến sào, Lê Gia Express đều đảm bảo làm đầy đủ thủ tục và giao đến tay người nhận một cách an toàn nhất.
