Bạn đang có người thân sinh sống, học tập tại Ba Lan và muốn gửi hàng đi Ba Lan nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Hiện nay, chi phí vận chuyển hàng đi Ba Lan dao động từ 125.000 – 180.000 VNĐ/kg qua đường hàng không với thời gian 3-7 ngày, hoặc từ 3.500.000 VNĐ/m³ qua đường biển mất 25-35 ngày. Tuy nhiên, để tránh hàng bị tịch thu tại hải quan hoặc phát sinh chi phí oan, bạn cần nắm rõ quy định về loại hàng được phép gửi, thủ tục khai báo và cách chọn đơn vị vận chuyển uy tín.
Bảng Giá Gửi Hàng Đi Ba Lan Cập Nhật mới nhất tại TPHCM
Giá cước gửi hàng đi Ba Lan phụ thuộc vào khối lượng, hình thức vận chuyển và loại hàng hóa. Dưới đây là bảng giá tham khảo từ các đơn vị uy tín:
Đường Hàng Không (Express)
| Khối lượng | Giá/kg (VNĐ) | Thời gian |
|---|---|---|
| 0.5 – 2 kg | 170.000 – 180.000 | 3-5 ngày |
| 2 – 5 kg | 145.000 – 160.000 | 4-6 ngày |
| 5 – 20 kg | 130.000 – 145.000 | 4-7 ngày |
| Trên 20 kg | 125.000 – 135.000 | 5-7 ngày |
Lưu ý bảng giá này để tham khảo vì đây là mức giá trung bình của các công ty dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế tại sài gòn. Để biết giá chính xác bạn hãy liên hệ Lê Gia Express để được hỗ trợ báo giá chi tiết.
Đường Biển (Tiết Kiệm)
- LCL (Gửi lẻ): 3.500.000 – 4.200.000 VNĐ/m³ – thời gian 25-35 ngày
- FCL (Container nguyên): Liên hệ báo giá theo nhu cầu cụ thể
Các Phụ Phí Cần Lưu Ý
- Phí xăng dầu (FSC): 5-10% giá cước
- Phí vùng xa: 50.000 – 150.000 VNĐ nếu giao ngoài thành phố lớn (Warsaw, Kraków, Wrocław)
- Phí thông quan: 200.000 – 500.000 VNĐ tùy loại hàng
- Phụ phí hàng cồng kềnh: Thêm 30-50% nếu 1 chiều >120cm
Mẹo tiết kiệm: Gom hàng để đạt mức khối lượng cao hơn sẽ được giá tốt hơn. Tránh gửi dịp cao điểm như Black Friday (tháng 11), Giáng sinh (tháng 12) khi giá tăng 15-25%. Các đơn vị có kinh nghiệm lâu năm thường có thể tối ưu đóng gói giúp bạn tiết kiệm đến 20-30% chi phí vận chuyển nhờ tính trọng lượng quy đổi hợp lý hơn.
Thời Gian Vận Chuyển Hàng Từ Việt Nam Đi Ba Lan
Đường Hàng Không: 3-7 Ngày Làm Việc
Breakdown chi tiết từng giai đoạn khi gửi hàng đi Ba Lan qua đường hàng không:
- Xử lý tại Việt Nam: 1-2 ngày (nhận hàng, đóng gói, kiểm tra, làm giấy tờ)
- Bay quốc tế + thông quan: 2-3 ngày (bay đến Ba Lan, qua hải quan EU)
- Giao hàng nội địa Ba Lan: 1-2 ngày (từ kho đến địa chỉ nhận)
Đường Biển: 25-35 Ngày
- Xử lý + chờ tàu: 7-10 ngày
- Vận chuyển biển: 15-20 ngày
- Thông quan + giao hàng: 3-5 ngày
Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Thời Gian
- Loại hàng hóa: Hàng nhạy cảm (thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm) cần kiểm tra kỹ hơn, mất thêm 2-3 ngày
- Mùa cao điểm: Tháng 11-12 (Black Friday, Giáng sinh) có thể delay 3-5 ngày
- Địa chỉ giao hàng: Các thành phố lớn (Warsaw, Kraków) nhanh hơn vùng xa (Lublin, Białystok)
- Ngày lễ Ba Lan: Giáng sinh (25/12), Năm mới (1/1), Lễ Phục sinh – hải quan nghỉ
Câu chuyện thực tế: Chị Lan ở quận 7 TP.HCM từng chia sẻ rằng gói bánh tráng, mắm ruốc gửi cho con gái học tại Warsaw mất đúng 5 ngày. Tuy nhiên, vì gửi vào đầu tháng 12, hàng bị tồn thêm 2 ngày do lượng hàng nhiều. Kinh nghiệm rút ra là nên gửi trước ít nhất 10 ngày so với ngày cần nhận.
Danh Sách Hàng Hóa Được Phép & Bị Cấm Gửi Đi Ba Lan
Hàng Hóa Được Phép Gửi
Các loại hàng thông thường được chấp nhận khi vận chuyển hàng đi Ba Lan:
- Quần áo, giày dép, phụ kiện: Không giới hạn số lượng, đóng gói sạch sẽ
- Thực phẩm khô đóng gói: Bánh kẹo, mì gói, gia vị, hạt dinh dưỡng (cần niêm phong kín)
- Mỹ phẩm không chứa chất cấm: Tối đa 2 lít/kiện, phải có nhãn mác rõ ràng
- Dược phẩm: Thuốc không kê đơn, tối đa 3 tháng sử dụng, có hóa đơn mua
- Đồ điện tử: Laptop, điện thoại, máy ảnh (cần khai báo giá trị đúng)
- Sách vở, văn phòng phẩm: Không hạn chế
Hàng Hóa Bị Cấm Hoặc Hạn Chế
- Thực phẩm tươi sống: Thịt, cá, trứng, rau củ tươi – vi phạm quy định kiểm dịch EU
- Chất lỏng dễ cháy: Rượu >24%, xăng, dầu, sơn, nước hoa >100ml
- Vũ khí, đao kiếm: Kể cả đồ trang trí
- Hàng giả, vi phạm bản quyền: Túi hiệu fake, đồng hồ nhái – bị tịch thu 100%
- Thuốc kê đơn, ma túy, chất kích thích: Cần giấy phép đặc biệt từ Bộ Y tế Ba Lan
- Tiền mặt, vàng bạc: Giới hạn 10.000 EUR, phải khai báo
Hàng Nhạy Cảm Cần Tư Vấn Kỹ
Một số loại hàng có thể gửi được nhưng cần xử lý đặc biệt:
- Nước mắm, mắm tôm: Đóng 3 lớp nilon, bọc kín, khai báo “fish sauce” – đã có nhiều trường hợp gửi thành công
- Thuốc đông y, thực phẩm chức năng: Cần giấy chứng nhận thành phần tiếng Anh
- Mỹ phẩm chứa cồn: Chỉ gửi được qua dịch vụ chuyên nghiệp, không gửi qua bưu điện thông thường
- Pin lithium, thiết bị có pin: Phải dán nhãn “Lithium Battery”, giới hạn 2 chiếc/kiện
Nếu không chắc chắn về loại hàng mình muốn gửi, tốt nhất nên tham khảo ý kiến từ đơn vị có kinh nghiệm vận chuyển châu Âu lâu năm. Họ thường có team tư vấn hiểu rõ quy định hải quan EU và Ba Lan, giúp bạn tránh rủi ro hàng bị tịch thu hoặc phải trả phí phạt cao.
Quy Trình Gửi Hàng Đi Ba Lan Từ A-Z
Bước 1: Chuẩn Bị Hàng Hóa & Giấy Tờ
Checklist hàng hóa:
- Kiểm tra kỹ danh sách hàng được phép/bị cấm
- Cân đo kích thước chính xác (dài x rộng x cao cm, cân nặng kg)
- Chụp ảnh hàng hóa trước khi đóng gói để làm bằng chứng nếu có tranh chấp
Giấy tờ cần thiết:
- CMND/CCCD người gửi và người nhận (photo)
- Hóa đơn mua hàng (nếu có) – để chứng minh giá trị
- Giấy phép đặc biệt: với thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng
Đóng gói chuẩn quốc tế:
- Thùng carton 5 lớp, chịu lực tốt (ưu tiên thùng mới, không dùng thùng cũ yếu)
- Hàng dễ vỡ: Bọc xốp hơi, bọc giấy báo, để khoảng cách 5cm với thành thùng
- Hàng lỏng: Seal kín nắp, bọc 2-3 lớp nilon, cho vào túi zip
- Dán nhãn “FRAGILE” (dễ vỡ) hoặc “THIS SIDE UP” (hướng lên) nếu cần
Bước 2: Liên Hệ & Báo Giá
Để nhận báo giá chính xác khi ship hàng đi Ba Lan, cung cấp đầy đủ thông tin:
- Kích thước thực tế: dài x rộng x cao (cm)
- Cân nặng chính xác (kg)
- Loại hàng hóa cụ thể (ví dụ: “quần áo 10kg” chứ không chỉ “hàng cá nhân”)
- Địa chỉ nhận tại Ba Lan (tên thành phố, có phải vùng xa không)
- Thời gian mong muốn nhận hàng
3 câu hỏi quan trọng cần hỏi:
- Giá đã bao gồm thuế VAT chưa? Có phát sinh phụ phí gì không?
- Ai chịu trách nhiệm thông quan? Có hỗ trợ làm giấy tờ không?
- Chính sách bồi thường thế nào nếu hàng thất lạc/hư hỏng?
Bước 3: Gửi Hàng & Khai Báo
Cách khai báo giá trị hàng hóa:
- Không khai quá thấp: Khai 50.000đ cho 1kg quần áo sẽ bị hải quan nghi ngờ, yêu cầu mở kiện kiểm tra
- Không khai quá cao: Khai 10 triệu cho đồ cũ sẽ mất phí thuế nhập khẩu oan
- Khai trung thực: Dựa vào hóa đơn mua hoặc giá thị trường. Ví dụ: Quần áo cũ 200.000đ/kg, mỹ phẩm 500.000-1.000.000đ/kg
Invoice thương mại (Commercial Invoice):
- Phải có tiếng Anh hoặc tiếng Ba Lan
- Ghi rõ: Tên hàng, số lượng, giá trị đơn vị, tổng giá trị
- Mục đích: “Personal gift” (quà tặng) hoặc “Personal effects” (đồ dùng cá nhân)
- Ký tên và ghi ngày tháng
Lựa chọn gửi hàng:
- Tự mang đến kho: Tiết kiệm phí, phù hợp nếu ở gần
- Dịch vụ lấy hàng tận nơi: Mất phí 30.000-50.000đ/lượt nhưng tiện lợi, đặc biệt với hàng nặng trên 10kg
Bước 4: Theo Dõi Vận Đơn
Sau khi gửi, bạn sẽ nhận mã tracking (vận đơn) để theo dõi hành trình hàng hóa:
Cách tracking:
- Truy cập website đơn vị vận chuyển, nhập mã tracking
- Dùng app mobile nếu đơn vị có (tiện lợi hơn, có thông báo tự động)
- Gọi hotline hỗ trợ nếu không cập nhật quá 3 ngày
Hiểu các trạng thái vận đơn:
- “Đã nhận hàng”: Hàng đang ở kho Việt Nam
- “Đang xử lý”: Đang làm giấy tờ, chuẩn bị xuất khẩu
- “Đã xuất kho VN”: Hàng đã lên máy bay/tàu
- “Đang thông quan”: Đang qua hải quan Ba Lan – giai đoạn này có thể mất 1-3 ngày
- “Đang giao hàng”: Shipper nội địa Ba Lan đang trên đường đến địa chỉ nhận
- “Đã giao hàng”: Hoàn tất
Xử lý khi hàng delay:
- Nếu quá thời gian dự kiến 2-3 ngày: Liên hệ hotline để kiểm tra
- Nếu trạng thái “đang thông quan” quá 5 ngày: Có thể hải quan yêu cầu bổ sung giấy tờ – đơn vị vận chuyển sẽ liên hệ bạn
- Giữ bình tĩnh vì có thể do cao điểm hoặc lễ Ba Lan
Bước 5: Nhận Hàng & Xử Lý Sự Cố
Người nhận cần làm gì:
- Chuẩn bị CMND/passport để shipper kiểm tra (đối chiếu với tên người nhận)
- Kiểm tra tình trạng thùng hàng: Có móp méo, rách, ướt không?
- Quay video unboxing (mở hàng) từ đầu đến cuối – đây là bằng chứng quan trọng nếu có tranh chấp
Xử lý khi hàng có vấn đề:
- Hàng hư hỏng: Chụp ảnh, quay video ngay, liên hệ đơn vị vận chuyển trong 24h. Nếu có mua bảo hiểm sẽ được bồi thường 100% giá trị khai báo
- Hàng thiếu: Đối chiếu với danh sách packing list, báo ngay cho đơn vị để truy vết
- Hàng sai: Hiếm xảy ra nhưng nếu có, đơn vị sẽ chịu trách nhiệm hoàn trả/đổi hàng
Quy trình khiếu nại:
- Liên hệ hotline trong vòng 24-48h kể từ khi nhận hàng
- Cung cấp bằng chứng: ảnh, video, mã vận đơn
- Đơn vị sẽ làm việc với hãng vận chuyển để xác minh
- Thời gian xử lý khiếu nại: 7-15 ngày làm việc
- Bồi thường: 100% nếu có bảo hiểm, hoặc tối đa 100 USD nếu không mua bảo hiểm
Thủ Tục Hải Quan & Thuế Nhập Khẩu Tại Ba Lan
Ngưỡng Miễn Thuế
Theo quy định EU hiện hành áp dụng cho Ba Lan:
- Hàng quà tặng cá nhân: Giá trị dưới 45 EUR được miễn thuế VAT
- Vượt ngưỡng: Phải đóng thuế VAT 23% + thuế nhập khẩu (nếu có)
Cách Tính Thuế
Công thức:
- Thuế VAT = Giá trị hàng × 23%
- Thuế nhập khẩu = Giá trị hàng × % thuế suất (0-17% tùy mặt hàng)
Ví dụ cụ thể:
Gửi 5kg quần áo cũ, khai giá trị 100 EUR (2.500.000 VNĐ):
- Thuế VAT = 100 × 23% = 23 EUR
- Thuế nhập khẩu quần áo cũ = 0% (hàng đã qua sử dụng)
- Tổng thuế phải đóng: 23 EUR (~600.000 VNĐ)
Ai Chịu Thuế?
Có 2 phương thức:
- DDP (Delivered Duty Paid): Người gửi trả trước thuế tại VN – người nhận không phải trả gì thêm. Phù hợp khi muốn tặng quà không muốn người nhận mất công
- DDU (Delivered Duty Unpaid): Người nhận trả thuế tại Ba Lan khi nhận hàng – cước phí rẻ hơn nhưng người nhận phải lo
Khuyến nghị: Với hàng quà tặng, nên chọn DDP để người nhận được tiện. Với hàng thương mại, thường chọn DDU để tối ưu chi phí.
Mẹo Thông Quan Nhanh
- Khai báo giá trị trung thực, không cố tình khai thấp
- Invoice viết bằng tiếng Anh rõ ràng, không viết tắt
- Tránh gửi nhiều mặt hàng lạ trong 1 kiện (ví dụ: vừa quần áo vừa thực phẩm vừa thuốc)
- Có số điện thoại người nhận hoạt động để hải quan liên hệ nếu cần
So Sánh Các Hình Thức Gửi Hàng Đi Ba Lan
| Tiêu chí | Hãng quốc tế (DHL/FedEx/UPS) | Đại lý vận chuyển | Đường biển |
|---|---|---|---|
| Giá cả | 200.000-250.000đ/kg | 125.000-180.000đ/kg | 3.500.000đ/m³ |
| Thời gian | 2-4 ngày | 4-7 ngày | 25-35 ngày |
| Hỗ trợ tiếng Việt | Hạn chế | Tốt, 24/7 | Tốt |
| Tracking | Rất chi tiết | Chi tiết | Cơ bản |
| Thông quan | Tự động nhưng tốn phí | Hỗ trợ đầy đủ | Hỗ trợ đầy đủ |
| Lấy hàng tận nơi | Có (phí cao) | Có (phí hợp lý) | Có |
| Phù hợp với | Hàng gấp, giá trị cao | Đa số nhu cầu cá nhân | Hàng nặng, không gấp |
Các đơn vị đại lý vận chuyển uy tín thường là đối tác chính thức của DHL, FedEx nên vẫn sử dụng dịch vụ của các hãng này nhưng với giá ưu đãi hơn 30-40% nhờ hợp đồng khối lượng lớn. Đồng thời, bạn vẫn được hỗ trợ tiếng Việt, tư vấn kỹ về hải quan và có thể thanh toán bằng VNĐ.
7 Lưu Ý Quan Trọng Khi Gửi Hàng Đi Ba Lan
- Đóng gói kỹ càng: Hàng dễ vỡ cần đệm xốp hơi tối thiểu 5cm mỗi bên. Hàng lỏng phải seal kín nắp bằng băng dính trong suốt, bọc nilon và cho vào túi zip. Thùng carton phải chịu lực tốt, không dùng thùng cũ đã yếu.
- Khai báo trung thực: Khai giá trị đúng với thực tế. Khai quá thấp (ví dụ: 10.000đ cho 1kg thực phẩm) sẽ bị nghi ngờ, hải quan mở kiểm tra và phạt. Khai quá cao sẽ mất tiền thuế oan.
- Mua bảo hiểm cho hàng giá trị cao: Với hàng trên 5 triệu đồng, nên mua bảo hiểm (phí khoảng 1-2% giá trị hàng). Nếu thất lạc/hư hỏng sẽ được bồi thường 100% thay vì chỉ tối đa 100 USD.
- Chọn địa chỉ giao rõ ràng: Ghi đầy đủ: Số nhà, tên đường, quận/huyện, thành phố, mã bưu chính (zip code). Tránh địa chỉ vùng xa như Suwałki, Elbląg vì sẽ phát sinh phí vùng xa 100.000-150.000đ.
- Kiểm tra lịch nghỉ lễ Ba Lan: Tránh gửi dịp Giáng sinh (24-26/12), Năm mới (31/12-1/1), Lễ Phục sinh (thay đổi hàng năm) vì hải quan đóng cửa, hàng sẽ tồn thêm 3-5 ngày.
- Lưu ý về ngôn ngữ: Invoice và khai báo hải quan phải có tiếng Anh hoặc tiếng Ba Lan. Không viết hoàn toàn tiếng Việt vì hải quan Ba Lan không hiểu, sẽ yêu cầu dịch thuật mất thêm 2-3 ngày.
- Chọn đơn vị uy tín: Kiểm tra xem đơn vị có: Website chuyên nghiệp, địa chỉ văn phòng rõ ràng, hotline hoạt động 24/7, nhiều review tích cực từ khách hàng thực. Tránh các đơn vị chỉ hoạt động qua Facebook cá nhân, không có giấy phép kinh doanh.
Câu Hỏi Thường Gặp
1. Gửi hàng đi Ba Lan mất bao lâu?
Đường hàng không mất 3-7 ngày làm việc, đường biển mất 25-35 ngày. Thời gian cụ thể phụ thuộc loại hàng và địa chỉ giao.
2. Chi phí gửi 1kg hàng đi Ba Lan là bao nhiêu?
Dao động 125.000 – 180.000 VNĐ/kg qua đường hàng không. Gửi càng nhiều kg thì giá/kg càng rẻ.
3. Có gửi được nước mắm, mắm tôm đi Ba Lan không?
Được, nhưng phải đóng gói kỹ càng (seal kín, bọc 3 lớp nilon), khai báo đúng là “fish sauce” và chọn đơn vị có kinh nghiệm vì không phải đơn vị nào cũng nhận loại hàng này.
4. Người nhận có phải đóng thuế không?
Tùy phương thức. Nếu chọn DDP thì người gửi đã trả thuế trước, người nhận không phải trả gì. Nếu DDU thì người nhận phải trả thuế VAT 23% khi nhận hàng nếu giá trị >45 EUR.
5. Làm sao để tracking hàng?
Dùng mã vận đơn (tracking number) truy cập website của đơn vị vận chuyển hoặc app mobile. Cập nhật thường xuyên mỗi 12-24h một lần.
6. Hàng bị thất lạc thì xử lý thế nào?
Liên hệ ngay đơn vị vận chuyển để truy vết. Nếu có mua bảo hiểm sẽ được bồi thường 100% giá trị. Nếu không có bảo hiểm, bồi thường tối đa 100 USD theo quy định quốc tế.
7. Có thể gửi thuốc đông y đi Ba Lan không?
Có thể, nhưng cần giấy chứng nhận thành phần bằng tiếng Anh từ cơ sở y tế uy tín. Số lượng không quá 3 tháng sử dụng cá nhân.
8. Nên chọn gửi đường hàng không hay đường biển?
Hàng không nếu: Cần gấp, hàng nhẹ dưới 20kg, hàng giá trị cao. Đường biển nếu: Không gấp, hàng nặng trên 50kg, muốn tiết kiệm tối đa.
9. Gửi hàng từ Hà Nội hay TP.HCM đi Ba Lan có khác nhau không?
Không khác về giá cước quốc tế. Chỉ khác ở phí nội địa Việt Nam nếu bạn ở tỉnh xa phải chuyển hàng về TP.HCM hoặc Hà Nội (mất thêm 1-2 ngày).
10. Thời gian nào gửi hàng sẽ rẻ hơn?
Tháng 1-3 và tháng 7-9 thường rẻ hơn vì ít hàng. Tránh tháng 11-12 (Black Friday, Giáng sinh) khi giá tăng 15-25%.
11. Có thể gửi đồ điện tử như laptop, điện thoại đi Ba Lan không?
Được, nhưng phải khai báo đúng giá trị, đóng gói cẩn thận với xốp hơi. Nếu có pin lithium cần dán nhãn đúng quy định.
12. Cần chuẩn bị giấy tờ gì khi gửi hàng?
CMND/CCCD người gửi và nhận, Invoice thương mại (tiếng Anh), danh sách hàng hóa chi tiết. Với thuốc/mỹ phẩm cần thêm hóa đơn mua hàng.
Kết Luận
Gửi hàng đi Ba Lan không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ 3 yếu tố then chốt: chi phí hợp lý (125.000-180.000đ/kg), thời gian vận chuyển phù hợp (3-7 ngày) và chọn đúng đơn vị có kinh nghiệm với tuyến châu Âu. Điều quan trọng nhất là khai báo trung thực, đóng gói cẩn thận và hiểu rõ quy định hải quan để tránh hàng bị tồn đọng hoặc tịch thu.
Trước khi quyết định, hãy so sánh ít nhất 2-3 đơn vị về giá cước, dịch vụ hỗ trợ thông quan và chính sách bồi thường. Đừng chỉ chọn đơn vị rẻ nhất mà bỏ qua yếu tố uy tín và kinh nghiệm, vì một sai sót nhỏ trong thủ tục có thể khiến hàng của bạn bị delay cả tuần hoặc tốn thêm chi phí phạt.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp vận chuyển hàng đi Ba Lan an toàn từ TP.HCM hoặc Hà Nội, Lê Gia Express với hơn 7 năm kinh nghiệm vận chuyển châu Âu, mạng lưới đối tác tại Warsaw, Kraków, Wrocław và đội ngũ tư vấn hải quan chuyên nghiệp sẵn sàng hỗ trợ 24/7 qua hotline 092 555 7986. Dịch vụ lấy hàng tận nhà, hỗ trợ đóng gói chuẩn quốc tế, khai báo thủ tục hải quan miễn phí và tracking chi tiết giúp bạn hoàn toàn yên tâm trong suốt quá trình vận chuyển.
