Năm 2019, lần đầu tiên tôi nhận được yêu cầu vận chuyển một bộ tượng gỗ quý hiếm đi Đức với giá trị lên tới 50 triệu đồng. Khi mở kiện hàng tại điểm đến, khách hàng phát hiện 2 trong 5 tượng bị nứt nghiêm trọng. Đó là bài học đắt giá nhất trong sự nghiệp của tôi với ngành vận chuyển quốc tế.
Từ đó đến nay, qua hàng nghìn đơn hàng thủ công mỹ nghệ được gửi đi hơn 30 quốc gia, tôi đã rút ra những kinh nghiệm quý báu muốn chia sẻ với bạn. Bài viết này không chỉ là hướng dẫn kỹ thuật gửi đồ thủ công mỹ nghệ đi nước ngoài, mà còn là câu chuyện thực tế từ những thành công và cả thất bại.
Tại Sao gửi đồ thủ công mỹ nghệ đi nước ngoài Khó Vận Chuyển Hơn Hàng Thông Thường
Qua kinh nghiệm xử lý, tôi nhận thấy tỷ lệ hư hỏng của hàng thủ công mỹ nghệ cao gấp 3-4 lần so với hàng tiêu dùng thông thường. Nguyên nhân chính không phải do va đập mạnh, mà từ những yếu tố ít ai nghĩ tới.
Độ ẩm là kẻ thù số một của hàng gỗ, mây tre đan. Một chiếc khay tre đẹp hoàn hảo khi rời Việt Nam có thể cong vênh, nứt nẻ sau 30 ngày vận chuyển đường biển do sự chênh lệch độ ẩm giữa hai vùng khí hậu.
Nhiệt độ thay đổi đột ngột khiến sơn mài bị bong tróc, đồ gốm sứ xuất hiện vết nứt li ti. Tôi từng chứng kiến một lô tranh sơn mài 20 bức bị hỏng hoàn toàn vì được để trong container lạnh quá lâu.
Rung lắc liên tục trong quá trình vận chuyển tạo ma sát giữa các sản phẩm, gây trầy xước bề mặt. Đây là lỗi phổ biến nhất mà nhiều người hay bỏ qua khi đóng gói.
Quy Trình Đóng Gói: Kinh Nghiệm Từ Những Sai Lầm
Bước 1: Đánh giá mức độ dễ vỡ
Trước khi đóng gói, tôi luôn phân loại hàng theo 3 cấp độ rủi ro. Với mỗi cấp độ sẽ có phương pháp đóng gói khác nhau hoàn toàn.
Cấp độ cao (gốm sứ, thủy tinh, tượng đá): Bắt buộc phải đóng kiện gỗ. Tôi đã từng từ chối vận chuyển nhiều đơn hàng vì khách hàng không đồng ý đóng kiện gỗ để tiết kiệm chi phí, và kết quả luôn là hàng hỏng khi chỉ dùng thùng carton.
Cấp độ trung bình (tượng gỗ, đồ đồng, tranh): Cần thùng carton 7 lớp kết hợp với lớp đệm dày tối thiểu 5cm mỗi phía. Kinh nghiệm cho thấy độ dày này là mức an toàn tối ưu.
Cấp độ thấp (hàng mây tre, đồ vải): Thùng carton 5 lớp là đủ, nhưng cần chú ý chống ẩm và chống ép vào những sản phẩm dễ biến dạng.
Bước 2: Chọn vật liệu đúng chứ không phải đủ
Một sai lầm phổ biến là nghĩ rằng “càng nhiều xốp càng tốt”. Thực tế, tôi đã thấy nhiều trường hợp dùng quá nhiều xốp hơi làm tăng áp lực lên sản phẩm, gây nứt vỡ từ bên trong.
Với đồ gốm sứ, tôi khuyên dùng kết hợp: lớp đầu tiên là giấy mềm bọc sát sản phẩm, lớp thứ hai là xốp hơi 2-3 vòng, lớp ngoài cùng là mút foam dày. Công thức này giúp giảm tỷ lệ hỏng từ 40% xuống còn dưới 5% qua thống kê của chúng tôi.
Với tranh sơn mài, không bao giờ để mặt tranh tiếp xúc trực tiếp với xốp hơi. Tôi luôn dùng giấy kraft trơn bọc kín, sau đó mới dùng bìa cứng kẹp hai mặt, cuối cùng mới bọc xốp bên ngoài.
Với hàng gỗ, mây tre, túi hút ẩm là bắt buộc. Tôi đặt 2-3 túi silica gel vào mỗi thùng, đặc biệt với đơn hàng đi các nước ẩm ướt như Singapore, Malaysia.
Bước 3: Kỹ thuật xếp hàng vào thùng
Nguyên tắc “lắc không kêu, ấn không lún” mà tôi đã nhắc ở đầu bài không phải là khẩu hiệu. Đó là tiêu chuẩn bắt buộc mà mỗi kiện hàng phải đạt được trước khi niêm phong.
Tôi từng kiểm tra lại một kiện hàng mà nhân viên mới đóng gói. Nhìn bề ngoài thì hoàn hảo, nhưng khi lắc nhẹ vẫn nghe tiếng động bên trong. Sau khi mở ra và đóng lại đúng cách, trọng lượng vật liệu đệm tăng thêm gần 2kg so với lần đầu.
Lót đáy thùng: Dùng mút PE foam dày 5-7cm, không dùng xốp hơi ở đáy vì dễ xẹp theo thời gian khi chịu áp lực.
Xếp sản phẩm: Luôn đặt sản phẩm nặng nhất, cứng nhất ở dưới. Các món dễ vỡ đặt ở trên cùng và giữa thùng. Khoảng cách tối thiểu giữa sản phẩm và thành thùng là 8-10cm.
Chèn khoảng trống: Dùng giấy xi măng vò nhàu, không dùng giấy báo vì mực in có thể lem vào sản phẩm. Chèn chặt đến mức khi ấn tay vào không còn lún xuống được nữa.
Thủ Tục Hải Quan: Những Điều Không Ai Nói Với Bạn
Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần có hóa đơn là đủ để gửi hàng đi quốc tế. Đó là quan niệm sai lầm khiến hàng nghìn lô hàng mỗi năm bị tịch thu hoặc trả về.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – Tấm vé giảm thuế
Với hàng thủ công mỹ nghệ, giấy C/O không chỉ là giấy tờ thông thường. Nó giúp người nhận được miễn giảm thuế nhập khẩu từ 5-15% tùy quốc gia. Tôi đã chứng kiến nhiều trường hợp khách hàng phải trả thêm hàng nghìn đô la thuế chỉ vì thiếu giấy này.
Đặc biệt, các nước Châu Âu yêu cầu giấy C/O Form EUR.1 để được hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại tự do. Việt Nam đã ký FTA với EU, nhưng nhiều người không biết cách tận dụng.
Giấy chứng nhận hun trùng – Rào cản không nhìn thấy
Đây là yêu cầu bắt buộc mà 90% khách hàng lần đầu không biết. Úc, New Zealand, Canada, Mỹ đều yêu cầu hàng có nguồn gốc từ gỗ, tre, mây phải được hun trùng và có giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISPM 15.
Năm 2022, tôi có một lô hàng 200 chiếc khay gỗ đi Úc bị từ chối nhập cảnh và bắt buộc phải hun trùng tại cảng với chi phí gấp 3 lần so với hun trùng tại Việt Nam. Đó là lần cuối cùng chúng tôi bỏ qua bước này.
Khai giá trị hàng hóa – Cân bằng giữa thuế và bảo hiểm
Nhiều người có xu hướng khai giá trị thấp để giảm thuế nhập khẩu. Nhưng điều này có nghĩa là khi hàng bị hư hỏng, bạn chỉ được bồi thường theo giá trị đã khai.
Tôi khuyên bạn nên khai đúng giá trị thực tế của hàng hóa. Thuế nhập khẩu cao hơn một chút, nhưng bạn được bảo vệ toàn diện khi có rủi ro.
Lựa Chọn Đơn Vị Vận Chuyển: Câu Chuyện Của Chúng Tôi
Sau sự cố năm 2019 mà tôi kể ở đầu bài, chúng tôi đã thay đổi hoàn toàn quy trình vận chuyển hàng thủ công mỹ nghệ tại Lê Gia Express. Không phải để quảng cáo dịch vụ, mà tôi muốn chia sẻ những gì chúng tôi học được, có thể giúp bạn khi chọn đơn vị vận chuyển.
Kinh nghiệm thực tế quan trọng hơn cam kết. Khi tìm đơn vị vận chuyển, đừng chỉ nghe họ nói gì. Hãy hỏi họ đã từng xử lý bao nhiêu đơn hàng tương tự, có ảnh thực tế quy trình đóng gói không, tỷ lệ hư hỏng trong 12 tháng gần nhất là bao nhiêu.
Bảo hiểm hàng hóa phải được giải thích rõ ràng. Nhiều công ty chỉ nói “có bảo hiểm” nhưng không giải thích phạm vi bảo hiểm ra sao, thời gian xử lý bồi thường bao lâu, cần giấy tờ gì. Đây là những chi tiết quyết định bạn có thực sự được bảo vệ hay không.
Hỗ trợ tư vấn thủ tục phải miễn phí và chính xác. Một đơn vị tốt sẽ không tính phí tư vấn cho việc chuẩn bị giấy tờ, và quan trọng hơn, họ phải cập nhật đúng quy định mới nhất của từng quốc gia.
Chi Phí Thực Tế: Những Con Số Bạn Nên Biết
Dựa trên dữ liệu từ hàng nghìn đơn hàng thực tế, đây là mức chi phí tham khảo (tính đến tháng 10/2025):
Đường hàng không đi Mỹ, Châu Âu: 200.000-350.000 VNĐ/kg tùy thời điểm. Thời gian 7-12 ngày làm việc.
Đường biển đi Mỹ, Châu Âu: 15.000-25.000 VNĐ/kg, phù hợp cho lô hàng từ 100kg trở lên. Thời gian 35-50 ngày.
Chi phí đóng gói chuyên nghiệp: 3-8% giá trị hàng hóa tùy độ phức tạp. Nghe có vẻ cao, nhưng nó giúp giảm 80% rủi ro hư hỏng theo thống kê của chúng tôi.
Chi phí hun trùng: 300.000-800.000 VNĐ/kiện gỗ tùy kích thước. Bắt buộc với hàng gỗ, tre, mây đi các thị trường khó tính.
Một Số Lưu Ý Cuối Cùng Từ Kinh Nghiệm
Đừng gửi sản phẩm làm từ động vật hoang dã (ngà voi, san hô, sừng tê giác) ra nước ngoài. Đây là hành vi vi phạm pháp luật quốc tế và có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Chụp ảnh chi tiết sản phẩm và quy trình đóng gói trước khi gửi. Đây là bằng chứng quan trọng nếu có tranh chấp về bồi thường bảo hiểm.
Theo dõi hàng thường xuyên qua mã tracking. Nếu phát hiện hàng bị delay hoặc lưu kho quá lâu ở một điểm, hãy liên hệ ngay để xử lý kịp thời.
Gửi đồ thủ công mỹ nghệ đi nước ngoài không đơn giản, nhưng khi bạn hiểu rõ quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng, tỷ lệ thành công rất cao. Những chia sẻ trên đây là kinh nghiệm thực tế qua nhiều năm làm việc trong ngành vận chuyển quốc tế, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết được tổng hợp từ kinh nghiệm thực tế vận chuyển hàng thủ công mỹ nghệ tại Lê Gia Express. Quy định hải quan có thể thay đổi theo thời gian, bạn nên kiểm tra lại với cơ quan có thẩm quyền trước khi gửi hàng.
