Khi bạn gửi một món hàng đi nước ngoài, dù là bán cho khách hay gửi cho người thân, có một loại giấy tờ cực kỳ quan trọng tên là Packing List. Nghe có vẻ “chuyên ngành” nhưng thực ra nó rất đơn giản và thiết yếu. Vậy Packing List là gì và tại sao thiếu nó thì hàng của bạn có thể gặp rắc rối to? Cùng tìm hiểu nhé!
Packing List là gì cho dễ hiểu?
Nói một cách đơn giản, Packing List (Phiếu đóng gói) giống như một tờ “bảng kê” chi tiết những gì có trong thùng hàng của bạn.
Hãy tưởng tượng bạn đóng một thùng hàng gồm 10 cái áo và 5 cái quần để gửi đi. Packing List sẽ là tờ giấy ghi rõ:
- Bên trong có: 10 áo thun, 5 quần jean.
- Được đóng trong: 1 thùng carton.
- Thùng hàng nặng bao nhiêu ký (cả bì và không bì).
- Kích thước của thùng hàng (dài, rộng, cao).
Nó giúp tất cả mọi người, từ người vận chuyển đến hải quan và người nhận, biết chính xác bên trong có gì mà không cần phải khui thùng ra xem.
Packing List khác gì với Hóa đơn bán hàng (Invoice)?
Nhiều người hay nhầm 2 thứ này. Bạn chỉ cần nhớ đơn giản:
- Hóa đơn (Invoice): Là giấy tờ liên quan đến TIỀN BẠC. Ghi rõ món hàng đó giá bao nhiêu, người mua phải trả bao nhiêu tiền.
- Packing List: Là giấy tờ liên quan đến HÀNG HÓA. Chỉ mô tả hàng hóa được đóng gói thế nào, số lượng, cân nặng ra sao. Hoàn toàn không ghi giá tiền.
Tại sao Packing List lại quan trọng đến vậy?
Tờ giấy này tuy nhỏ nhưng lại có “võ”, nó quyết định việc hàng của bạn đi nhanh hay chậm, suôn sẻ hay không.
- Giúp Hải quan làm việc nhanh hơn: Đây là lý do quan trọng nhất. Các anh chị hải quan sẽ nhìn vào Packing List để kiểm tra xem hàng hóa trong thùng có khớp với những gì bạn khai báo không. Nếu thông tin rõ ràng, chính xác, hàng của bạn sẽ được thông quan (cho qua cửa khẩu) rất nhanh. Ngược lại, nếu thông tin sai lệch, hàng có thể bị giữ lại để kiểm tra, vừa mất thời gian vừa tốn kém.
- Giúp bên vận chuyển tính tiền và xếp hàng: Công ty vận chuyển (máy bay, tàu biển) cần Packing List để biết hàng của bạn nặng bao nhiêu, cồng kềnh cỡ nào. Từ đó, họ sẽ tính đúng tiền cước và biết cách xếp hàng của bạn vào container sao cho an toàn, gọn gàng nhất.
- Giúp người nhận kiểm tra hàng: Khi nhận được hàng, người mua sẽ dùng Packing List để đếm xem bạn có giao đủ hàng không, có đúng loại hàng không. Việc này giúp họ nhập kho và kiểm kê dễ dàng hơn rất nhiều.
Trên Packing List thường có những gì?
Một Packing List chuẩn thường có các thông tin sau:
- Thông tin người gửi, người nhận.
- Ngày tháng lập phiếu.
- Số hiệu kiện hàng (để phân biệt với các kiện hàng khác).
- Mô tả hàng hóa: Gồm những gì, số lượng bao nhiêu.
- Cân nặng của hàng (chưa tính thùng) – Net Weight (N.W).
- Cân nặng của hàng (tính cả thùng) – Gross Weight (G.W).
- Kích thước thùng hàng (dài x rộng x cao).
Lời kết
Tóm lại, Packing List là một giấy tờ không thể thiếu, đảm bảo lô hàng của bạn được vận chuyển một cách minh bạch và thuận lợi.
Việc chuẩn bị những giấy tờ này nghe qua thì đơn giản, nhưng chỉ cần một sai sót nhỏ về cân nặng hay số lượng cũng có thể khiến lô hàng của bạn bị “kẹt” lại ở cửa khẩu, gây ra nhiều phiền phức và chi phí không đáng có.
Thay vì phải tự mình đau đầu với những thủ tục phức tạp, hãy để Lê Gia Express giúp bạn. Chúng tôi hiểu rằng thời gian của bạn là để tập trung vào kinh doanh. Mọi giấy tờ, thủ tục hải quan rắc rối, hãy để chúng tôi lo. Lê Gia Express sẽ đảm bảo từ cái Packing List được làm một cách chuẩn chỉnh nhất cho đến khi hàng hóa của bạn được giao đến nơi an toàn.
